Certificado digital en la nube: instálalo una vez y úsalo desde cualquier sitio
El certificado digital en la nube es tu certificado de siempre instalado una vez en el almacén de Windows de tu escritorio en la nube, en el perfil de cada usuario autorizado: se usa con AEAT, SILTRA y Seguridad Social desde cualquier sitio, sin copias sueltas por correo y con doble factor si lo activas. La custodia sigue siendo del titular. Ver teletrabajo en asesorías y copias de seguridad en la nube.
El certificado digital es la llave del despacho: con él se presentan impuestos, se envían los seguros sociales y se firman trámites de los clientes. Y en la mayoría de asesorías vive copiado en tres ordenadores, exportado por correo «para el portátil» y a nombre de alguien que ya no está. Instalar el certificado digital en la nube, en un escritorio en la nube, es instalarlo una vez y usarlo desde cualquier sitio, sabiendo quién puede usarlo. Aquí va cómo se hace, qué cambia y qué no cambia.
El problema: un certificado por ordenador
Un certificado se instala en el equipo desde el que se usa. Con un despacho de cuatro personas eso significa cuatro copias, cada una con su contraseña de exportación circulando por correo o por un pendrive. Cuando caduca hay que renovarlo en todos; cuando alguien cambia de ordenador hay que volver a exportarlo; y cuando alguien se va, nadie sabe en qué portátil sigue instalado. El día de los seguros sociales el programa está en un ordenador y la persona que lo usa no está: es la escena de nuestro vídeo sobre SILTRA, y es real.
Qué significa instalarlo «en la nube»
Conviene separar dos cosas que se llaman igual:
- Certificados «en la nube» del prestador: algunos emisores ofrecen certificados cualificados que no se descargan, sino que se custodian en sus sistemas y se usan con una aplicación o un código. Es otro producto y no es de lo que hablamos aquí.
- Tu certificado de siempre, instalado en un escritorio en la nube: el mismo certificado de la FNMT o de la autoridad que uses, importado en el almacén de Windows de tu escritorio en la nube, que es un Windows completo en un servidor. Legalmente no cambia nada: es el mismo certificado, el mismo titular y las mismas obligaciones. Lo que cambia es dónde vive y desde dónde se usa.
Cómo se instala, paso a paso
- Exporta el certificado desde el navegador o el almacén del ordenador donde lo tienes, con la clave privada, a un fichero .pfx o .p12 protegido con contraseña. Si no tienes la opción de exportar la clave privada, el certificado se instaló sin ella y hay que volver a descargarlo del emisor.
- Entra en tu escritorio en la nube con tu usuario (y tu doble factor, si lo tienes activado).
- Importa el fichero en el almacén de certificados de Windows del escritorio (doble clic sobre el .pfx y seguir el asistente, o desde el administrador de certificados). Queda instalado en el perfil de ese usuario.
- Compruébalo entrando en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social desde el navegador del escritorio en la nube: si te identifica, está bien.
- Configura los programas que lo usan. SILTRA y las aplicaciones del Sistema RED trabajan con el certificado instalado en el equipo, así que a partir de ahí lo ven en el escritorio en la nube igual que lo veían en el PC. Lo mismo con las presentaciones desde a3, Sage o el programa que uses.
- Borra las copias sueltas: el .pfx del correo, el del pendrive y los certificados instalados en ordenadores que ya no lo necesitan. Cuantas menos copias, menos sitios donde puede acabar.
Si prefieres, lo hacemos nosotros contigo por control remoto en la puesta en marcha. Es un trámite de diez minutos por certificado.
Quién puede usarlo: usuarios y permisos
Aquí está la ventaja de verdad. En un escritorio en la nube cada persona entra con su usuario, y el certificado se instala en el perfil de quien tú autorices. Eso da tres cosas que con copias sueltas no tienes:
- Control: sabes exactamente quién tiene el certificado, porque lo instalaste tú en sus usuarios y en ningún otro sitio.
- Doble factor, si lo activas: para usarlo hay que entrar en el escritorio en la nube, y con el doble factor activado hace falta la contraseña y el segundo factor. Un .pfx en un portátil robado no tiene esa barrera.
- Baja limpia: cuando alguien deja el despacho se desactiva su usuario, y con él se va su acceso al certificado. No hay que perseguir ordenadores.
Custodia: sigue siendo tuya (o de tu cliente)
Esto no cambia con la nube y conviene decirlo: el certificado es del titular y su custodia y su uso son responsabilidad del titular. Si en la asesoría usáis certificados de representante de vuestros clientes, tened la autorización del cliente por escrito, como hasta ahora, y usadlos solo para lo autorizado. Lo que aporta el escritorio en la nube es que esa custodia se puede cumplir de verdad, porque hay un solo sitio donde está y un registro de quién entra.
Los certificados en tarjeta (DNI electrónico, tarjetas criptográficas) son otro caso: necesitan un lector físico en el equipo desde el que se usa y no se exportan. Si trabajáis con ellos, cuéntanoslo y vemos cómo encajarlo.
Y cuando caduca
Se renueva una vez, en el escritorio en la nube, desde el mismo navegador con el que lo usas, y todos los usuarios autorizados tienen el nuevo al momento. Es la parte que más tiempo ahorra a un despacho con muchos certificados de clientes, porque cada renovación deja de ser una ronda por los ordenadores.
Si prefieres verlo
- SILTRA: qué necesita tu ordenador y por qué se queda atado a él (3 minutos, en nuestro canal de YouTube).
Preguntas frecuentes
¿Es seguro tener el certificado en un servidor?
Es el mismo almacén de certificados de Windows que tienes en tu PC, en un servidor en España, con acceso por usuario, copia de seguridad diaria y doble factor opcional. Es más seguro que un .pfx en la carpeta de descargas de tres portátiles.
¿Lo pueden usar varias personas?
Sí, cada una desde su propio usuario del escritorio en la nube, y solo las que tú decidas. Por eso hay que instalarlo en el perfil de cada usuario autorizado, no «en el ordenador».
¿Qué pasa si se rompe mi ordenador o cambio de equipo?
Nada: el certificado no está en tu ordenador, está en tu escritorio en la nube. Entras desde el equipo nuevo y sigues trabajando.
¿Vale para presentar en la AEAT y en la Seguridad Social?
Sí. Para las sedes electrónicas y para SILTRA y el Sistema RED es un certificado instalado en el equipo, y el escritorio en la nube es ese equipo.
Fuentes
- FNMT-RCM, CERES: exportación e importación de certificados con clave privada.
- Tesorería General de la Seguridad Social: manual de instalación y configuración de SILTRA (requisitos del equipo y uso del certificado digital instalado).
- Agencia Tributaria, sede electrónica: identificación con certificado electrónico.
¿Quieres que lo montemos contigo?
Mira cómo lo usan otros despachos en nuestros casos de uso y en teletrabajo en asesorías y gestorías. Si quieres cifras, consulta nuestros precios o cuéntanos tu caso: cuántos certificados, de quién y quién los usa. Y si lo que te preocupa es la actualización de tu programa de facturación, lee Verifactu sin cambiar de programa.
