Llevar la oficina a la nube es dejar de depender del ordenador de cada uno y del servidor del armario: tu escritorio, tus programas (Office, a3, Sage, tu ERP), tus archivos y las copias de seguridad pasan a estar en un servidor gestionado, y tú entras desde donde estés. Consulta los precios desde 149 € o qué es un escritorio en la nube.

Qué significa llevar la oficina a la nube

Se usa mucho la expresión y casi nunca se explica. Una oficina en la nube no es tener los archivos en Drive: es que todo el puesto de trabajo viva en el servidor. Es decir, cinco cosas juntas:

• El escritorio. El entorno Windows donde trabajas cada día, con su menú de inicio y sus iconos.
• Los programas. Office, tu software de contabilidad o gestión, tu ERP: instalados y mantenidos en el servidor. Ver qué aplicaciones puedes usar.
• Los archivos. Las carpetas compartidas del equipo, con permisos por persona.
• El correo. Outlook con tus cuentas, en el mismo entorno.
• Las copias de seguridad. Automáticas e incluidas, no algo que alguien tiene que acordarse de hacer.

Cuando esas cinco cosas están en el mismo sitio, dejas de tener «el ordenador de Marta» y «el portátil que se llevó Juan»: tienes una oficina, y entras a ella desde cualquier dispositivo.

Qué necesitas y qué deja de hacer falta

Necesitas muy poco: conexión a internet y un dispositivo con navegador. Un PC, un portátil viejo, un Mac o una tablet. Como los programas se ejecutan en nuestro servidor, el equipo solo transmite pantalla, teclado y ratón: da igual que sea antiguo.

Deja de hacer falta bastante más de lo que parece:

• El servidor en el armario, con su ruido, su consumo y su avería a los cinco años.
• La VPN que nadie sabe configurar y que va lenta desde casa.
• El NAS y el disco duro externo que alguien se lleva a casa los viernes.
• Instalar y actualizar cada programa en cada ordenador.
• Preocuparte de si las copias se hicieron anoche.

Oficina en la nube y «tener Drive» no son lo mismo

Esta es la confusión más extendida, y conviene deshacerla porque cuesta dinero. Un disco en la nube (Drive, Dropbox, OneDrive) guarda archivos. Y está muy bien para eso. Pero:

• No ejecuta tus programas. Tu a3, tu Sage o tu programa de gestión siguen instalados en un PC concreto, y ese PC sigue siendo el cuello de botella.
• No resuelve el trabajo simultáneo sobre la base de datos de tu software de gestión. De hecho, sincronizar bases de datos por Drive es una receta clásica para corromperlas.
• No es una copia de seguridad. Si borras o cifras un archivo, se sincroniza borrado o cifrado en todas partes. Ver copias de seguridad en la nube.

Una oficina en la nube incluye los archivos, sí, pero además el escritorio, los programas y las copias. Es la diferencia entre guardar los papeles fuera y trasladar la oficina entera.

Cómo es la transición, paso a paso

Es la pregunta que frena a casi todo el mundo: «¿y cuánto tiempo estaré parado?». La respuesta honesta es que bien planificado, prácticamente nada, porque el cambio se prepara antes de tocar nada.

1. Análisis. Qué programas usáis, cuántas personas, cuántos datos, qué periféricos. Aquí es donde se detectan los casos raros.
2. Montaje. Preparamos el escritorio, instalamos los programas y configuramos permisos y copias.
3. Migración de datos. El grueso se copia con la oficina funcionando; solo lo que cambia se sincroniza al final.
4. Salto. Normalmente un viernes por la tarde o un fin de semana: el lunes se entra al escritorio nuevo.
5. Acompañamiento. Los primeros días son de dudas pequeñas («¿dónde está ahora esta carpeta?»), y para eso estamos.

Lo desarrollamos en cómo migrar tu oficina a la nube.

Riesgos reales y cómo se cubren

Preferimos hablarlo antes que vender humo. Los tres reparos que nos plantean siempre, con su respuesta:

• «¿Y si se cae internet?» Es el riesgo real, y no lo vamos a negar: sin conexión no hay oficina. Se cubre con una línea de respaldo o, en la práctica, con el 4G del móvil, que basta para seguir trabajando. A cambio, compáralo con el riesgo que ya tienes: si se rompe el servidor de la oficina, no trabaja nadie hasta que llegue un técnico y haya repuesto.
• «¿Dónde están mis datos?» En centros de datos en España, con copias de seguridad incluidas y cumplimiento del RGPD. Nada sale de la Unión Europea.
• «¿Y si quiero irme?» Tus datos son tuyos y te los llevas. No hay permanencia ni secuestro de información.

Cuánto cuesta frente a mantener un servidor propio

Un servidor propio no cuesta lo que pone en la factura de compra: cuesta eso más la luz, más el SAI, más el antivirus, más las licencias, más el mantenimiento, más la avería del año cuatro, más lo que valga el día que estéis parados. Y se amortiza mientras se queda anticuado.

La oficina en la nube es una cuota mensual cerrada desde 149 € que incluye el mantenimiento, las actualizaciones, el antivirus y las copias. Sabes lo que pagas cada mes. Los números, en reducir los costes de informática con la nube y en precios y planes.

Para quién tiene más sentido

Sobre todo para despachos y pymes que dependen de un programa de gestión: asesorías y gestorías con a3 o Sage, administradores de fincas, y en general cualquier oficina donde varias personas trabajan sobre los mismos datos. También para equipos repartidos entre oficina y casa, y para quien tiene un servidor a punto de jubilarse y no quiere volver a comprar otro.

Puedes ver ejemplos por sector en casos de uso.

Preguntas frecuentes

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