Verifactu no te obliga a cambiar de programa: la adaptación es del fabricante (declaración responsable) y tu programa se actualiza. Plazos ampliados por el RDL 15/2025: 1 de enero de 2027 (Sociedades) y 1 de julio de 2027 (resto, autónomos incluidos). Quedan fuera el SII y quien factura a mano. Lo tuyo: comprobar la declaración, preguntar la fecha, actualizar con copia previa y conservar los registros —y en un escritorio en la nube eso se hace una vez para todo el despacho. Información general, no asesoramiento fiscal. Ver también escritorio en la nube para asesorías.

Si llevas una asesoría o una gestoría, o facturas con un programa, llevas meses leyendo que Verifactu te obliga a cambiar de programa antes de una fecha. Ni lo uno ni lo otro es exacto: Verifactu sin cambiar de programa es lo normal, porque la obligación técnica es del fabricante y tu programa se actualiza; y las fechas se ampliaron en diciembre de 2025, así que casi todo lo publicado antes está desactualizado. Aquí tienes lo que dice la norma, lo que te toca a ti y dónde entra (y dónde no) un escritorio en la nube.

Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Las fuentes están al final; para tu caso concreto, tu asesor.

Lo primero: las fechas son de 2027, no de 2026

El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE del 3 de diciembre de 2025), amplió los plazos del reglamento. Con el texto vigente:

• Entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades: sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
• El resto de obligados (autónomos y profesionales en el IRPF, no residentes con establecimiento permanente y entidades en atribución de rentas): antes del 1 de julio de 2027.

Antes de esa ampliación las fechas eran de 2026. Si lees un artículo, un correo comercial o un aviso de tu programa que hable de 2026, es anterior a diciembre de 2025.

Qué es Verifactu y qué no es

Verifactu es el nombre corto del reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) que desarrolla el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria. No es una obligación de emitir factura electrónica, ni cambia a quién facturas ni cómo. Lo que regula es el programa con el que facturas: sus registros tienen que garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad (artículo 8), cada registro lleva una huella encadenada con el anterior, y el sistema mantiene un registro de eventos.

Hay dos formas de cumplir, y la elige el fabricante del programa:

• Modalidad Verifactu (sistema de emisión de facturas verificables): el programa envía los registros a la Agencia Tributaria según los genera. La factura lleva un código QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
• Sistema no verificable: los registros se quedan en tu sistema, firmados electrónicamente y con registro de eventos. Más requisitos para el usuario; por eso la mayoría de fabricantes van a la primera.

A quién obliga y quién queda fuera

Obliga (artículo 3) a quien desarrolla actividades económicas y tributa en el IRPF, a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, a los no residentes con establecimiento permanente y a las entidades en atribución de rentas. País Vasco y Navarra tienen normativa propia.

Quedan fuera, y esto importa a muchas asesorías y a sus clientes:

• Quien lleva los libros registro del IVA por la sede electrónica, es decir, quien está en el SII, sea por obligación o voluntariamente.
• Las entidades exentas del artículo 9.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
• Quien factura a mano, con talonario, porque no usa ningún sistema informático de facturación. Facturar en el ordenador e imprimir no es facturar a mano.
• Y la hoja de cálculo, con matiz: según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, si Excel solo sirve para introducir los datos de las facturas, expedirlas, imprimirlas y conservarlas (listados con sumatorios incluidos), el reglamento no afecta; si con una macro genera el libro registro de facturas expedidas, sí es un sistema informático de facturación. Lo explicamos con el ejemplo literal de la AEAT en el vídeo de abajo.

Por qué no tienes que cambiar de programa

Porque la obligación técnica no es tuya: es del fabricante. El artículo 13 del reglamento le exige una declaración responsable de que el sistema cumple la ley, el reglamento y la orden ministerial, y esa declaración tiene que constar en el propio sistema, visible para ti y disponible para la Agencia Tributaria. La propia AEAT lo resume así: quien facture con un sistema debidamente certificado no tiene responsabilidad por su incorrecto funcionamiento, que corresponde al fabricante.

Los programas que usan las asesorías (a3, Sage 50, Sage Despachos, ContaSol, FactuSol, Gesfincas y el resto) se adaptan mediante una versión nueva. No te toca elegir programa: te toca comprobar que el tuyo lleva su declaración responsable y aplicar la actualización cuando esté. Lo que sí tiene coste es no hacerlo: el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé 50.000 euros por ejercicio para quien tenga sistemas no certificados o alterados, y 1.000 euros por cada sistema comercializado sin certificación, que esa es del fabricante.

Lo que sí te toca: cinco cosas

• Comprobar que tu programa lleva la declaración responsable, y en qué versión. Si no la ves, pregunta.
• Preguntar por escrito al fabricante en qué fecha estará la versión adaptada y en qué modalidad (Verifactu o no verificable), y guardar la respuesta.
• Decidir quién aplica la actualización y cuándo: en cuántos ordenadores está instalado el programa, quién los actualiza y qué día. Con un despacho de cinco puestos y dos versiones distintas conviviendo, el problema ya no es fiscal, es informático.
• Copia de seguridad antes de tocarlo. Una actualización que cambia cómo se guardan los registros no se aplica sin copia previa.
• Conservar los registros. El reglamento habla de conservación; conservar significa tener copias de los datos, no un fichero en un disco que puede fallar.

Dónde entra el escritorio en la nube (y dónde no)

Seamos claros: un escritorio en la nube no hace que tu programa cumpla Verifactu. Cumple el programa, con su actualización. Lo que resuelve el escritorio en la nube es todo lo de alrededor, que es donde un despacho pierde una mañana:

• La actualización se aplica una vez y la tiene todo el equipo a la vez, en lugar de ir puesto por puesto. Nosotros la hacemos fuera de horario, con copia previa.
• Los registros de facturación viven en el servidor, con copia de seguridad diaria y fuera de los ordenadores del despacho. La conservación que pide el reglamento deja de depender de un disco.
• Se factura desde donde haga falta: desde casa, desde el cliente o desde una junta, con la misma versión del programa. Es lo que ya hacen las asesorías que tienen su escritorio en la nube.
• El certificado digital se instala una vez y lo usa quien tú autorices, sin copiarlo de ordenador en ordenador. Lo contamos en certificado digital en la nube.

Y donde no entra: no elegimos tu programa, no te decimos si tu hoja de cálculo es un sistema de facturación y no sustituimos a tu asesor. Somos los de la informática.

Si prefieres verlo

Dos tutoriales cortos en nuestro canal de YouTube, hechos leyendo la norma y la sede electrónica, no resúmenes:

• Verifactu explicado en 3 minutos: fechas, obligaciones y qué mirar en tu programa
• Verifactu y Excel: ¿tu hoja de cálculo es un sistema de facturación? La AEAT lo aclara

Preguntas frecuentes

¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria?

No. Verifactu regula el programa con el que facturas. La factura electrónica obligatoria entre empresas viene de otra ley (la Ley Crea y Crece) y tiene su propio calendario. Son dos obligaciones distintas.

Estoy en el SII. ¿Tengo que hacer algo?

No: quien lleva los libros registro del IVA por la sede electrónica queda fuera del reglamento, sea en el SII por obligación o por opción.

Mi asesoría factura con a3 o con Sage. ¿Qué hago?

Esperar la versión adaptada de tu fabricante, comprobar que lleva la declaración responsable y aplicar la actualización con copia previa en todos los puestos. Si el programa vive en un escritorio en la nube, eso se hace una vez.

¿Qué pasa si no actualizo antes de la fecha?

Que estarías facturando con un sistema no certificado, y el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé una sanción de 50.000 euros por ejercicio.

Fuentes

• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, reglamento de los sistemas informáticos de facturación (texto consolidado en el BOE, BOE-A-2023-24840): artículos 3, 8, 13 y disposición final cuarta.
• Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE de 3 de diciembre de 2025), disposición final primera: ampliación de plazos.
• Ley 58/2003, General Tributaria: artículos 29.2.j) y 201 bis.
• Agencia Tributaria, sede electrónica: preguntas frecuentes sobre sistemas informáticos de facturación (hoja de cálculo, facturación manual, responsabilidad del fabricante).

¿Quieres que la actualización la hagamos nosotros?

Puedes ver cómo trabajan otros despachos en nuestros casos de uso. Si quieres cifras, consulta nuestros precios o cuéntanos tu caso: qué programa usas, cuántos puestos y cuándo quiere tu fabricante que actualices.